Lettershop/Auftragsabwicklung

Erläuterungen zum Lettershop und zur Auftragsabwicklung

Masterbrief

Einrichtung, Programmkosten.
Erstellen der Adresse und ggf. des Textes nach den gültigen Postvorschriften.

Datenübernahmen

Adressformate

Wir können folgende Adressformate be- und verarbeiten (In Klammern die Dateiendungen):

Adressdatenaufbau siehe unten!

Text- und Briefvorlagen

Wir können folgende Textformate be- und verarbeiten (In Klammern die Dateiendungen):

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Dateiformate die Formatierungen übermitteln/speichern.

Wir empfehlen, wenn möglich, den Brieftext ohne Adresse und Briefanrede gleich mit zudrucken. In diesem Fall benötigen wir die Information welche Schrift Sie verwenden bzw. senden Sie uns Ihre Schrift per E-Mail.

Anschriftenprüfung

Wir prüfen die Adresse auf postalische Richtigkeit von Strasse, Haus-Nr, PLZ und Ort Falsche Adressen werden generell aussortiert oder gegen Aufpreis recheriert. Damit werden bei nicht zustellbaren Adressen die Protokosten reduziert bzw. die Zustellbarkeit erhöht.

Dublettenabgleich

Auf Wunsch führen einen Dublettenabgleich durch. Sollten bei Firmen mehrere Personen angeschrieben werden, empfehlen wir auf den Dublettenabgleich zu verzichten. Bei Privatpersonen stellen wir unser System so ein, dass nur bei übereinstimmenden Vor- und Nachnamen, Straße, PLZ und Ort eine Dublette angezeigt wird und aus der Mailingliste entfernt wird.

Personalisierung

Inkjet für Kuverts ohne Fenster oder Postkarten

Laserbrief

Full-Laserbrief: Hier drucken wir die Adressen, die Briefanrede und den Text per Laser in den Briefbogen ein. Dies bietet sich an, wenn Sie Teile Ihrer Briefbögen weiter in Ihrem Hause verwenden wollen. Beispiel: Sie drucken 10.000 Briefbögen benötigen aber für Ihr Mailing nur 5.000 St. Fill-in-Laserbrief: Wir personalisieren Ihren Brief mit Adresse und Briefanrede. Ihr Vorteil: Sie können Bilder und/oder Textpassagen gleich farbig mit drucken.

Simplex

1 seitig personalisiert

Duplex

2 seitig personalisiert

Falzen

Wir falzen Ihre Briefe (Formatabhängig)

DIN A4: Wickelfalz auf DIN Lang, bzw. 1-Bruchfalz auf A5
DIN A3: Kreuzbruch mit Wickelfalz auf DIN Lang, Kreuzbruch auf DIN A5

Kuvertieren

Wir bitten Sie alle Falzprodukte im Wickelfalz zu bestellen. Z-gefalzte Produkte sind nur gegen Aufpreis kuvertierbar. Verarbeitbar sind bis zu 6 Teile (ohne Kuvert) Broschüren/Kataloge können bis zu 12 mm Dicke maschinell verarbeitet werden.

Postauflieferung

Wir liefern bei

Deutsche Post
Austrian Post
SwissPost

auf. Sollten Sie die Zustellung Ihrer Briefe mit einem privatem Postunternehmen wünschen, erfolgt die Einlieferung dort. Wir bitten Sie in diesem Fall uns die optimierten Adressdaten und ggf. besondere Verarbeitungshinweise zu kommen zu lassen. Die Postauflieferung erfolgt in der Reihenfolge der Auftragseingänge. Sollten Sie bestimmte Termine wünschen, versuchen wir dies zu berücksichtigen. Eine Garantie dafür gibt es nicht.

Porto

Wir optimieren das Porto für Sie mit dem Ziel so wenig wie möglich zu bezahlen. Porto ist format- und gewichtsabhängig. Weitere Informationen dazu finden Sie auf den Homepages

Portoabrechnung

Das Porto muß zwei Tage vor Postauflieferung auf unserem Konto verfügbar. Alternativ rechnen wir über Ihre Postcard ab. Dazu benötigen wir Ihre Postcard-Nummer. Helfen Sie hier bitte mit, dass es zu keinen Verzögerungen kommt.

Bedruckte Kuverts

Um die maschinelle Lesbarkeit Ihrer Sendungen zu gewährleisten empfehlen wir Ihnen den Link der deutschen Post: Automationsfähige Sendungen .

Kuverts

Wir verwenden ausschließlich Kuverts von uns. Damit ist die optimale Verarbeitung gewährleistet. Fremdware wird nicht angenommen und verarbeitet.

Drucksachen

Wir bitten Sie uns bei der Auftragserteilung folgende Informationen zu geben:

Titel Ihres Mailings (kann auch eine Job-Nummer sein)
Auftragsnummer und ggf. Lieferant
Ansichts-PDF der gelieferten Drucksachen bzw. ggf mit der Personalisierung. Personalisierungen heben Sie bitte in der Farbe Magenta hervor.

Adressdatenaufbau

Zur Produktion Ihrer personalisierten Werbemittel benötigen wir eine Datenbank, die Ihre zu personalisierenden Informationen enthält. Nur wenn Ihre Datenbank einheitlich strukturiert und automatisch verarbeitbar ist, kann sichergestellt werden, dass jeder Empfänger seine individuelle Karte oder Brief erhält.

Wir bitten Sie folgende Felder in Ihrem Adressaufbau zu berücksichtigen:

Bei Firmen:

Firma1, Firma2, Firma3, Anrede (Herr, Frau), Titel (bitte nur akademische Titel wie Dr., Prof.), Vorname, Nachname, Strasse mit Hausnummer oder auch Strasse und Hausnummer in separaten Feldern, PLZ, Ort, Land, ggf. Kundennummer (wenn diese im Brief verwendet wird). Länderbezeichungen bitte ausschreiben. Z.B. Österreich und Nicht A oder AT.

Bei Privatadressen:

Anrede (Herr, Frau), Titel (bitte nur akademische Titel wie Dr., Prof.), Vorname, Nachname, Strasse mit Hausnummer oder auch Strasse und Hausnummer in separaten Feldern, PLZ, Ort, Land, ggf. Kundennummer (wenn diese im Brief verwendet wird). Länderbezeichungen bitte ausschreiben. Z.B. Österreich und Nicht A oder AT.

Die Feldnamen bitte in der ersten Zeile mit einbeziehen.

Briefanrede:

Wir generieren auf Grund des Anredekennzeichen die Briefanrede wie folgt:

Herr: Sehr geehrter Herr + Titel + Nachnahme
Frau: Sehr geehrte Frau + Titel + Nachnahme
Familie: Sehr geehrte Familie + Nachname
Ohne: Sehr geehrte Damen und Herren

Übermitteln Sie uns so viele Informationen wie nötig, aber so wenige wie möglich. Denn jede überflüssige Spalte birgt die Gefahr von Fehlern und Verwechslungen. Daher sollten Sie vor der Übermittlung Ihrer Tabelle alle nicht benötigten Daten entfernen. Bitte achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Spaltenbezeichnungen eindeutig und logisch sind. Schauen Sie sich Ihre Dateien nach dem Export aus Ihrer Datenbankanwendung noch einmal genau an und überprüfen Sie, ob keine Spalten verrutscht sind oder vertauscht wurden wie in der unten stehenden Abbildung zu sehen ist

Frankierung

Wir bieten folgende Frankierarten an:

Freimachungsvermerk mit Frankierwelle
Fensterfrankierung
Freistempler bei vollbezahlten Briefen
DV Freimachung

Produktionszeiten

Drucksachen

Bei Schneide- und Falzprodukten sind die Produktionszeiten ca. 5 bis 6 Arbeitstage

Bei Broschüren und Katalogen belaufen sich die Produktionszeiten auf 6 bis 12 Arbeitstage.

Jeweils nach Auftragserteilung, Druckdatenübermittlung und Druckfreigabe.

Lettershop

Bei Aufträgen bis:

5.000 St. ca. 2 Tage
10.000 St. ca. 3 Tage
50.000 St. ca. 4-5 Tage
Größer 50.000 St. ca. 5-7 Tage

Die Laufzeit beginnt mit der Übergabe bzw. der Fertigstellung der Drucksachen von der Druckerei an den Lettershop.

Zustellzeiten

Bei der Deutschen Post sind die Zustellzeiten ab September wieder 2016 E+4, Austrian Post und SwissPost sind die Zustellzeiten bei Infopost/-brief E+4 bzw. E+5. das bedeutet Einlieferungstag + 4 bzw. 5 Arbeitstage (Samstage sind keine Arbeitstage) bis zur garantierten Zustellung. Eine frühere Zustellung kann erfolgen. Dafür gibt es aber keine Garantie. Alternativ dazu wäre der vollbezahlte Brief, der i.d.R von „Heute auf Morgen“ zugestellt wird/werden kann.

Beispiel Vorrechnung Auflage 5.000 St.:

Sie bestellen am 10.10 Ihre Drucksachen mit Standardproduktion
Die Übergabe der Drucksachen erfolgt zum 17.10.
Lettershop fertig: 18.10
Postauflieferung 19.10
Zustellung: spätestens 24.10.

Beispiel Rückrechnung Auflage 5.000 St.

Sie möchten am 14.10 Ihre Briefe spätestens im Briefkasten bei Ihren Kunden haben.
Posteinlieferung: 10.10.
Übergabe der Drucksachen an den Lettershop: 06.10
Bestellung der Drucksachen 29.09. oder früher oder ggf. andere Produktionszeiten wählen.

Zustellzeiten Deutsche Post:

Die Deutsche Post stellt ab September 2016 wieder Montags Dialogpostsendungen zu

Die praktische Auswirkung für dem Mailingversand ist, dass Sie wieder eine (fast) exakte Tageszustellung planen können. Bitte berücksichtigen Sie dies bei Ihren Planungen.