Hier finden Sie technische Informationen für Direktmailing

Folgende Freimachungsvermerke gibt es in Deutschland:

Der Freimachungsvermerk ist zweizeilig auf der Sendung (a) oder einzeilig oberhalb der Anschrift (b,c) anzubringen. Außerdem ist die Verwendung des aufmerksamkeitsstarken Rundstempels (d) zur Freimachung Ihrer Sendung möglich.

Gestaltungstipps

Der Freimachungsvermerk kann bei entsprechender Gestaltung für erhöhte Aufmerksamkeit sorgen. Bringen Sie diesen als individuell gestalteten Stempel in der linken Ecke der Marke an.

Achtung!

Achten Sie bitte darauf, dass der Freimachungsvermerk bei Verwendung des Stempels nicht doppelt im Fensterkuvert und in der Freimachungszone platziert wird.

Ob Rechnungsversand, Hochzeitseinladung oder Infopost ⎼ professionell gestaltete Briefumschläge und sind dafür immer eine perfekte Lösung. Bei Bayern-Print können Sie Ihre Kuverts nach Ihren Vorstellungen designen und optimal auf den gewünschten Verwendungszweck ausrichten. Dabei stehen Ihnen nicht nur unterschiedliche Formate, sondern auch verschiedene Papiere sowie Druckoptionen zur Auswahl. Wollen Sie Ihre Kuverts online erstellen und von uns drucken lassen? Dann starten Sie hier ganz bequem Ihren Druckauftrag!

Jedes Kuvert ist, damit es automatisch gelesen werden kann, in eine:

• Lesezone
• Codierzone
• Absenderzone
• und Frankierzone

gegliedert. Nachfolgend haben wir für Sie die wichtigsten Informationen Länderspezifisch zusammengestellt. Am Ende der jeweils länderspezifischen Information finden Sie die Quelle und den dazugehörigen Link.

Link zur Deutschen Post

Für alle Briefsendungen ist die Einteilung der Aufschriftseite in bestimmte Zonen festgelegt.

Die Aufschriftseite einer Standardbriefsendung ist in die vier Bereiche Lesezone, Codierzone, Absenderzone und Frankierzone gegliedert, die mit Ausnahme der Absenderzone weiß oder in einfarbigen Pastelltönen gestaltet sein müssen.

Grundsätzlich dürfen außer der einmaligen Angabe der Zustellanschrift und einer Absenderangabe und / oder einer Rücksendeangabe keine weiteren zustellfähigen Anschriften auf der Aufschriftseite sowie „adressblockähnliche“ Angaben in der Lesezone angebracht werden. Und das gilt für die Rückseite: Neben den Regelungen zur Aufschriftseite beachten Sie bitte, dass auf der Rückseite der Sendung in der „Lesezone“ weder Rücksendeanschriften noch Absenderangaben angebracht sein dürfen. Ansonsten ist durch diesen Januskopfeffekt nur schwer zu erkennen, welche der zustellfähigen Anschriften bei der jeweiligen Beförderung gelten soll. Eine großflächig dunkel gestaltete Rückseite verhindert grundsätzlich die Maschinenfähigkeit.

Gestaltung der Lesezone von Standardbriefsendungen ohne Fenster

Bitte beachten Sie folgende Punkte:

• Die Aufschrift muss parallel zu den langen Seiten in der Lesezone aufgebracht werden. Sie muss dabei vom linken und rechten Sendungsrand einen Abstand von mindestens 15 mm haben.
• Bei den Aufschriftenzetteln oder Etiketten muss die Aufschrift mindestens 3 mm von deren Rändern entfernt positioniert sein.
• Unterhalb und rechts von der Anschrift dürfen keine sonstigen Angaben/Grafiken angebracht werden. Sofern sie nicht glänzen oder reflektieren, können Sie diese links von der Anschrift in einem Abstand von mindestens 20 mm platzieren.
• Es kann ein Trennstrich angebracht werden.

Gestaltung der Lesezone von Standardbriefsendungen mit Fenster

Diese Regeln helfen weiter

• Ein Fenster besteht aus dem Fensterausschnitt und dem hinterklebten, transparenten Fenstermaterial.
• Das Fenster darf nicht spiegeln und muss so durchsichtig sein, dass die Anschrift problemlos lesbar ist. Bewährt hat sich Polystyrol-Fenstermaterial.
• Es muss innenseitig vollflächig so verklebt sein, dass die maschinelle Bearbeitung nicht beeinträchtigt wird.
• Ein Fenster darf bei Briefhüllen, Selfmailern und Zweibahnumschlägen eingelassen werden.
• Bei Fensterbriefsendungen muss sich das Fenster in den Längsseiten gleichgerichtet in der Lesezone befinden.
• Dementsprechend muss es vom oberen Rand der Sendung mindestens 40 mm, von den übrigen Rändern mindesten 15 mm entfernt sein.
• Das Fenster muss rechteckig sein, sollte jedoch abgerundete Ecken haben.. Im Regelfall ist es 90 mm lang und 45 mm breit.
• Falls ausschließlich die Empfängerangaben angebracht werden, kann das Fenster auf ein Mindestmaß vom 85 mm Länge und 30 mm Breite verkleinert werden. Bei Verwendung digitaler Frankiersysteme, wie z.B. STAMPIT und der DV-Freimachung mit Matrixcode oder auch bei umfangreiche dargestellten Anschriften, haben sich Fenster von 90 mm Länge und 55 mm Breite bewährt.
• Weitere Fenster sind im Standardformat nicht zulässig. Für Kompaktbriefsendungen besteht die Möglichkeit, sofern dadurch die Stabilität der Sendung nicht beeinträchtigt wird, das zusätzliche Fenster links vom Anschriftenfenster angebracht ist und sich von dessen Form oder Ausdehnung unterscheidet.
• Sonstige Angaben dürfen – sofern sie nicht glänzen oder reflektieren – grundsätzlich nur links vom Fenster mit einem Abstand von mindestens 20 mm angebracht werden. In Ausnahmefällen können sie auch rechts vom Fenster angebracht werden: Bitte lassen Sie Ihr Mailing in diesem Fall von den ABB prüfen.
• Die Anschrift muss vollständig im Fenster erscheinen und mindestens 3 mm von allen Rändern entfernt bleiben.
• Der Briefinhalt darf sich nicht so weit verschieben lassen, dass Teile der Anschrift verdeckt werden oder sonstige Angaben / Grafiken im Fenster erscheinen.

Die Gestaltung der Aufschriftseite bei Nichtstandardbriefsendungen

Auch für Kompakt-, Groß- und Maxibriefsendungen ist die Einhaltung der Lese-, Frankier- und Absenderzone der Aufschriftseite bindend.

Bei Kompaktbriefsendungen gelten diesbezüglich dieselbe Gliederung der Aufschriftseite wie beim

Standardbrief und einige Teile der Gestaltungshinweise (siehe Seite 17 ff.). Für Sendungen im Groß- und Maxiformat beachten Sie bitte folgende Regelungen:

Gestaltung der Lesezone: Allgemeines

Die Aufschriftseite von Groß- und Maxibriefsendungen ist in bestimmte Zonen aufgeteilt. Hierbei ist die Aufschrift auf der größten Fläche der Sendung den Längsseiten gleichgerichtet in der Lesezone unten rechts zu platzieren. Neben dieser grundsätzlichen Regelung für Sendungen im Querformat sind Ausnahmen wie beispielsweise Fensterbriefhüllen C4 hochkant nach DIN 680 zulässig.

Quelle: Deutsche Post automationsfähige Briefsendungen.

Link: Deutsch Post

Voraussetzungen für die Maschinenfähigkeit (= maschinelle Les- und Bearbeitbarkeit von Sendungen)

Allgemein

Eine Sendung muss folgenden Kriterien entsprechen:

Alle Flächen, die der Bearbeitung der Sendung dienen – siehe Pkt. 6.2 (Anschriftfeld, Freimachungszone und Codierzone), dürfen keinesfalls mit einer reflektierenden oder fluoreszierenden Farbe bedruckt sein.

Umschläge aus Kunststoff oder aus transparentem Material, Luftpolsterkuverts, Faltentaschen sowie vollflächige Fensterkuverts sind nicht zulässig.

Eine Sendung muss rechteckig oder quadratisch, ohne Lochungen und Stanzungen sein.

Die Oberfläche muss flach oder glatt sein.

Es dürfen weder auftragende Gegenstände in die Sendung eingelegt noch an der Außenseite angebracht sein.

Die Verpackung muss ein Papierkuvert oder eine Papierkuverttasche sein (außer Sendungen in Kartenform Pkt 6.4 und Faltbriefsendungen / Selfmailer Pkt. 6.5.).

Die Sendung muss an allen Seiten – mit Ausnahme einer Längsseite – geschlossen sein.

Info.Mail classic Sendungen müssen zusätzlich ausreichend biegsam sein.

Darstellung von Absenderangabe, Freimachungs-, Lese- und Codierzone

Bereich der Absenderangabe

Die Absenderangabe ist links oben im Bereich bis 40 mm von der Oberkante anzubringen. Wenn vom Platz nicht anders möglich, kann die Absenderangabe in Ausnahmefällen auf der Rückseite angebracht werden. Wird diese Angabe im Fenster oder auf Adress-Etiketten angebracht, so ist diese unbedingt einzeilig, deutlich abgesetzt und oberhalb der Empfängeradresse anzugeben.

Freimachungszone

Die Freimachungszone dient zur Anbringung des Freimachungsvermerkes. Sie ist von anderen Beschriftungen freizuhalten.

Anschriftfeld

Im Anschriftfeld befindet sich die Empfängeradresse. Der Hintergrund muss möglichst hell oder weiß und die Beschriftung (der Druck) in möglichst dunkler Farbe sein.

Codierzone

Die Codierzone befindet sich bei Info.Mail classic an der Unterkante der Sendung (Höhe 15 mm), bei allen anderen Sendungen 74 mm vom unteren oder rechten Rand der Sendung (siehe Abbildungen für Format bis B4 hoch und bis B4 quer) und darf nicht beschriftet oder bedruckt werden. Diese Fläche muss weiß oder einfarbig hell gehalten sein.

Gestaltungsvorlagen

Die Adressseite einer Sendung ist in verschiedene Zonen aufgeteilt. Bei der Gestaltung einer Sendung ist darauf zu achten, dass die korrekten Angaben auch in den dafür vorgesehenen Zonen erscheinen.

Hier finden Sie die Masse der Frankierzone, des Adressfelds, der Lesezone und der Codierzone. Sie gelten für alle Briefformate mit Ausnahme von Grossbriefen im Hochformat. Ausserhalb der Zone, die für Werbung vorgesehen ist, dürfen auf der Adressseite keine Aufdrucke, Vermerke oder Klebezettel angebracht werden. Die Adresse oder das Fenster dürfen nicht umrandet werden.

Hinweise

Das Nachbilden von Zeichen oder Klebezetteln der Post ist ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung nicht gestattet.

*Die angegebenen Masse müssen auch erreicht werden, wenn der Umschlag gefüllt ist

Falls Sie nicht die optimale weisse Adress- oder Barcode- und Frankierzone wählen, können Sie anhand der Euro-Farbskala des Vierfarbendrucks folgende Hintergründe verwenden:

Farbe

Anteil

Yellow

0-20 %

Cyan

0-20 %

Magenta

0-20 %

Schwarz

0-10 %

Verwendung von verschiedenen Farben darf der kumulierte Farbanteil 20% nicht übersteigen. Frankier-, Adress- und Codierzone dürfen keine Muster enthalten und müssen einfarbig sein.

Beispiel einer korrekten Adressseite

Das Adressfeld muss innerhalb der Lesezone platziert werden und die Adresse muss in Längsrichtung verlaufen. Sonst gilt die Sendung als Spezialsendung (siehe Seiten 71 und 72).

Adressfeld und Codierzone müssen weiss oder dürfen allenfalls hell getönt sein. Es dürfen auf der Adressseite keine strukturierten Unterdrucke oder Leuchtfarben zur Anwendung kommen.

Das Adressfenster muss mit Folie hinterklebt und darf höchstens leicht getönt sein. Fenster und Adressblock müssen so aufeinander abgestimmt sein, dass keine Angaben sichtbar werden, die nicht zur Adresse gehören. Die Adresse muss auch vollständig lesbar bleiben, wenn sich der Inhalt verschiebt.

In der Zone, die für Werbung vorgesehen ist, können ohne Einschränkung Werbefenster platziert werden. Zum Umschlagrand müssen sie einen Abstand von mindestens 15 mm haben. Werbefenster dürfen aber nicht mit dem Adressfenster kombiniert sein.

Weiss, hell oder allenfalls leicht getönt müssen auch die Adressetiketten sein.

Für die Gestaltung von Briefen mit Zustellnachweis steht Ihnen das Handbuch Barcodes und Datamatrix-Code für Briefsendungen unter www.post.ch/einschreiben zur Verfügung.

Grossbriefe im Hochformat
Viel Platz für Ihre Botschaften

Grossbriefe im Hochformat bieten viel Platz für aufmerksamkeitsstarke Werbebotschaften. Damit sie nicht als Spezialsendungen verschickt werden müssen, sollten folgende Hinweise beachtet werden.

Für die Gestaltung von Grossbriefen im Hochformat gelten spezielle Regeln, die auf dieser Seite veranschaulicht werden.

Das Adressfeld muss innerhalb der Lesezone platziert sein.

Adressfeld und Codierzone müssen weiss oder dürfen allenfalls hell getönt sein. In der Codierzone dürfen bei Frankierung im Hochformat nur Frankaturaufdrucke von Intelligenten Frankiersystemen (IFS) angebracht werden. Wenn sich das Adressfenster auf der rechten Seite der Sendung befindet, darf es die Codierzone teilweise überschneiden.

Das Adressfenster muss mit Folie hinterklebt und darf höchstens leicht getönt sein. Adressblock und Fenster sollten so aufeinander abgestimmt sein, dass keine Angaben sichtbar werden, die nicht zur Adresse gehören. Die Adresse sollte vollständig lesbar bleiben, auch wenn sich der Inhalt verschiebt.

In der Zone, die für Werbung vorgesehen ist, können ohne Einschränkungen Werbefenster platziert werden: Zum Umschlagrand müssen sie einen Abstand von mindestens 12 mm einhalten.

Die Frankierzone muss frei bleiben. Wenn sich das Adressfenster auf der linken Seite befindet, darf es teilweise in die Frankierzone zu stehen kommen.

Quelle: SwissPOST

Link: Link Swiss Post

Erläuterungen zum Lettershop und zur Auftragsabwicklung

Masterbrief

• Einrichtung, Programmkosten.
• Erstellen der Adresse und ggf. des Textes nach den gültigen Postvorschriften.

Datenübernahmen

Adressformate

Wir können folgende Adressformate be- und verarbeiten (In Klammern die Dateiendungen):

• Excel (xls, xlsx)
• DBase (db)
• Access (mdb, accdb)
• Paradox (db)
• Lotus (wj*, wk*)
• Text (txt, csv, tab, asc)

Adressdatenaufbau siehe unten!

Text- und Briefvorlagen

Wir können folgende Textformate be- und verarbeiten (In Klammern die Dateiendungen):

• Word (doc, docx)
• Rich Text Format (rtf)
• Text (txt)
• Windows Write (wri)
• Word Perfect 5.x/6.x (wpd, doc)
• Works 6 – 9 (wds)
• Works 6.0/7.0 (wps)
• Open Office (odt)
• PDF

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Dateiformate die Formatierungen übermitteln/speichern.

Wir empfehlen, wenn möglich, den Brieftext ohne Adresse und Briefanrede gleich mit zudrucken. In diesem Fall benötigen wir die Information welche Schrift Sie verwenden bzw. senden Sie uns Ihre Schrift per E-Mail.

Anschriftenprüfung

Wir prüfen die Adresse auf postalische Richtigkeit von Strasse, Haus-Nr, PLZ und Ort Falsche Adressen werden generell aussortiert oder gegen Aufpreis recheriert. Damit werden bei nicht zustellbaren Adressen die Protokosten reduziert bzw. die Zustellbarkeit erhöht.

Dublettenabgleich

Auf Wunsch führen einen Dublettenabgleich durch. Sollten bei Firmen mehrere Personen angeschrieben werden, empfehlen wir auf den Dublettenabgleich zu verzichten. Bei Privatpersonen stellen wir unser System so ein, dass nur bei übereinstimmenden Vor- und Nachnamen, Straße, PLZ und Ort eine Dublette angezeigt wird und aus der Mailingliste entfernt wird.

Personalisierung

Inkjet für Kuverts ohne Fenster oder Postkarten

Laserbrief

Full-Laserbrief: Hier drucken wir die Adressen, die Briefanrede und den Text per Laser in den Briefbogen ein. Dies bietet sich an, wenn Sie Teile Ihrer Briefbögen weiter in Ihrem Hause verwenden wollen. Beispiel:
Sie drucken 10.000 Briefbögen benötigen aber für Ihr Mailing nur 5.000 St.
Fill-in-Laserbrief:
Wir personalisieren Ihren Brief mit Adresse und Briefanrede. Ihr Vorteil: Sie können Bilder und/oder Textpassagen gleich farbig mit drucken.

Simplex

• 1 seitig personalisiert

Duplex

• 2 seitig personalisiert

Falzen

Wir falzen Ihre Briefe (Formatabhängig)

• DIN A4: Wickelfalz auf DIN Lang, bzw. 1-Bruchfalz auf A5
• DIN A3: Kreuzbruch mit Wickelfalz auf DIN Lang, Kreuzbruch auf DIN A5

Kuvertieren

Wir bitten Sie alle Falzprodukte im Wickelfalz zu bestellen. Z-gefalzte Produkte sind nur gegen Aufpreis kuvertierbar. Verarbeitbar sind bis zu 6 Teile (ohne Kuvert) Broschüren/Kataloge können bis zu 12 mm Dicke maschinell verarbeitet werden.

Postauflieferung

Wir liefern bei

• Deutsche Post
• Austrian Post
• SwissPost

auf. Sollten Sie die Zustellung Ihrer Briefe mit einem privatem Postunternehmen wünschen, erfolgt die Einlieferung dort. Wir bitten Sie in diesem Fall uns die optimierten Adressdaten und ggf. besondere Verarbeitungshinweise zu kommen zu lassen. Die Postauflieferung erfolgt in der Reihenfolge der Auftragseingänge. Sollten Sie bestimmte Termine wünschen, versuchen wir dies zu berücksichtigen. Eine Garantie dafür gibt es nicht.

Porto

Wir optimieren das Porto für Sie mit dem Ziel so wenig wie möglich zu bezahlen. Porto ist format- und gewichtsabhängig. Weitere Informationen dazu finden Sie auf den Homepages.

• der Deutschen Post
• der AustrianPost
• der SwissPost

Portoabrechnung

Das Porto muß zwei Tage vor Postauflieferung auf unserem Konto verfügbar. Alternativ rechnen wir über Ihre Postcard ab. Dazu benötigen wir Ihre Postcard-Nummer. Helfen Sie hier bitte mit, dass es zu keinen Verzögerungen kommt.

Bedruckte Kuverts

Um die maschinelle Lesbarkeit Ihrer Sendungen zu gewährleisten empfehlen wir Ihnen den Link der deutschen Post: Automationsfähige Sendungen.

Kuverts

Wir verwenden ausschließlich Kuverts von uns. Damit ist die optimale Verarbeitung gewährleistet. Fremdware wird nicht angenommen und verarbeitet.

Drucksachen

Wir bitten Sie uns bei der Auftragserteilung folgende Informationen zu geben:

• Titel Ihres Mailings (kann auch eine Job-Nummer sein)
• Auftragsnummer und ggf. Lieferant
• Ansichts-PDF der gelieferten Drucksachen bzw. ggf mit der Personalisierung. Personalisierungen heben Sie bitte in der Farbe Magenta hervor.

Adressdatenaufbau

Zur Produktion Ihrer personalisierten Werbemittel benötigen wir eine Datenbank, die Ihre zu personalisierenden Informationen enthält. Nur wenn Ihre Datenbank einheitlich strukturiert und automatisch verarbeitbar ist, kann sichergestellt werden, dass jeder Empfänger seine individuelle Karte oder Brief erhält.

Wir bitten Sie folgende Felder in Ihrem Adressaufbau zu berücksichtigen:

Bei Firmen:

Firma1, Firma2, Firma3, Anrede (Herr, Frau), Titel (bitte nur akademische Titel wie Dr., Prof.), Vorname, Nachname, Straße mit Hausnummer oder auch Straße und Hausnummer in separaten Feldern, PLZ, Ort, Land, ggf. Kundennummer (wenn diese im Brief verwendet wird). Länderbezeichungen bitte ausschreiben, z.B. Österreich und Nicht A oder AT.

Bei Privatadressen:

Anrede (Herr, Frau), Titel (bitte nur akademische Titel wie Dr., Prof.), Vorname, Nachname, Straße mit Hausnummer oder auch Straße und Hausnummer in separaten Feldern, PLZ, Ort, Land, ggf. Kundennummer (wenn diese im Brief verwendet wird). Länderbezeichnungen bitte ausschreiben, z.B. Österreich und Nicht A oder AT.

Die Feldnamen bitte in der ersten Zeile mit einbeziehen.

Briefanrede:

Wir generieren auf Grund des Anredekennzeichen die Briefanrede wie folgt:

• Herr: Sehr geehrter Herr + Titel + Nachnahme
• Frau: Sehr geehrte Frau + Titel + Nachnahme
• Familie: Sehr geehrte Familie + Nachname
• Ohne: Sehr geehrte Damen und Herren

Übermitteln Sie uns so viele Informationen wie nötig, aber so wenige wie möglich. Denn jede überflüssige Spalte birgt die Gefahr von Fehlern und Verwechslungen. Daher sollten Sie vor der Übermittlung Ihrer Tabelle alle nicht benötigten Daten entfernen. Bitte achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Spaltenbezeichnungen eindeutig und logisch sind. Schauen Sie sich Ihre Dateien nach dem Export aus Ihrer Datenbankanwendung noch einmal genau an und überprüfen Sie, ob keine Spalten verrutscht sind oder vertauscht wurden wie in der unten stehenden Abbildung zu sehen ist.

Frankierung

Wir bieten folgende Frankierarten an:

• Freimachungsvermerk mit Frankierwelle
• Fensterfrankierung
• Freistempler bei vollbezahlten Briefen
• DV Freimachung

Produktionszeiten

Produktionszeiten

Drucksachen

Bei Schneide- und Falzprodukten sind die Produktionszeiten ca. 5 bis 6 Arbeitstage

Bei Broschüren und Katalogen belaufen sich die Produktionszeiten auf 6 bis 12 Arbeitstage.

Jeweils nach Auftragserteilung, Druckdatenübermittlung und Druckfreigabe.

Lettershop

Bei Aufträgen bis:

• 5.000 St. ca. 2 Tage
• 10.000 St. ca. 3 Tage
• 50.000 St. ca. 4-5 Tage
• Größer 50.000 St. ca. 5-7 Tage

Die Laufzeit beginnt mit der Übergabe bzw. der Fertigstellung der Drucksachen von der Druckerei an den Lettershop.

Zustellzeiten

Bei der Deutschen Post sind die Zustellzeiten ab September wieder 2016 E+4, Austrian Post und SwissPost sind die Zustellzeiten bei Infopost/-brief E+4 bzw. E+5. das bedeutet Einlieferungstag + 4 bzw. 5 Arbeitstage (Samstage sind keine Arbeitstage) bis zur garantierten Zustellung. Eine frühere Zustellung kann erfolgen. Dafür gibt es aber keine Garantie. Alternativ dazu wäre der vollbezahlte Brief, der i.d.R von „Heute auf Morgen“ zugestellt wird/werden kann.

Beispiel Vorrechnung Auflage 5.000 St.:

• Sie bestellen am 10.10 Ihre Drucksachen mit Standardproduktion
• Die Übergabe der Drucksachen erfolgt zum 17.10.
• Lettershop fertig: 18.10
• Postauflieferung 19.10
• Zustellung: spätestens 24.10.

Beispiel Rückrechnung Auflage 5.000 St.

• Sie möchten am 14.10 Ihre Briefe spätestens im Briefkasten bei Ihren Kunden haben.
• Posteinlieferung: 10.10.
• Übergabe der Drucksachen an den Lettershop: 06.10
• Bestellung der Drucksachen 29.09. oder früher oder ggf. andere Produktionszeiten wählen.

Zustellzeiten Deutsche Post:

Die Deutsche Post stellt ab September 2016 wieder Montags Dialogpostsendungen zu

Die praktische Auswirkung für dem Mailingversand ist, dass Sie wieder eine (fast) exakte Tageszustellung planen können. Bitte berücksichtigen Sie dies bei Ihren Planungen.